項目管理軟件給公司帶來的影響論文
1實施亮點
1.1設(shè)備體系
設(shè)備體系用于將設(shè)備的部件、部套進行分類管理。按照火電預(yù)規(guī)標準體系分為機務(wù)系統(tǒng)、電氣系統(tǒng)、熱工系統(tǒng)、化水系統(tǒng)等，進而體系再將機務(wù)系統(tǒng)細化為鍋爐機組、汽輪發(fā)電機組等以此類推。而合同管理中需要將設(shè)備拆分成部件、部套放入相應(yīng)的設(shè)備體系中進行管理，同時填寫部件的型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息。至此到項目結(jié)尾時可以較為清楚地了解到項目在哪部分體系中訂購了哪些設(shè)備以及設(shè)備部件的訂購廠家、型號、金額等一系列資料，為后續(xù)的維修及同類項目的經(jīng)營投標、項目實施做出了貢獻。
1.2支付體系
支付體系用于對工程量的管理。按照火電預(yù)規(guī)標準體系將施工體系分為熱力系統(tǒng)、燃料供應(yīng)系統(tǒng)、除灰系統(tǒng)、水處理系統(tǒng)等，進而將熱力系統(tǒng)細分為主廠房本體、鍋爐基礎(chǔ)、汽輪發(fā)電機基礎(chǔ)等依次類推。而合同管理需要將土建合同工程量量化后放入相應(yīng)支付體系中進行管理。公司及項目部清楚地了解項目的實際工程量情況，可以進行有針對性的付款，加強了管控力度，降低了管控的風險。
1.3費用體系
費用體系即日常所用到的費用科目，用于對項目整體實施費用情況的分類匯總。采購合同、工程合同實際發(fā)生額可通過設(shè)備體系、支付體系與費用體系同類費用對接的辦法直接歸集上來。其它如估算費用、概算費用、預(yù)算費用、管理費、財務(wù)費用等可通過PMS中的費用歸集單進行匯總。至此達到項目整個實施過程中費用的跟蹤對比。
2管理中帶來的變化
(1)如何能充分挖掘并使用合同所簽訂的、有價值的信息是關(guān)鍵。以往記錄合同所涉及的信息包括合同總價、乙方、簽署人、簽約日期、支付比例等，用于實現(xiàn)對分包商費用的查詢，僅僅起到了臺帳的作用。而在PMS中更是擴充了合同分項價、保函期限、交貨期、付款方式、運輸方式、交貨地點、交貨方式等。合同分項價是將合同管理精細化的舉措，將主設(shè)備分解成設(shè)備部件，了解部件單價的同時可以對多項目的同一部件單價進行比較，或是對不同時期同一部件的單價進行比較。另外此舉可兼并用于發(fā)貨、到貨、入庫的設(shè)備管理，追蹤設(shè)備從出廠到運輸?shù)绞褂玫娜^程。除此之外PMS中用標準的設(shè)備體系對設(shè)備部件進行統(tǒng)一的分類管理，當一個項目結(jié)束的時候，會統(tǒng)計出一套標準的設(shè)備清冊，對于項目在設(shè)備體系中某一部分采購了哪些設(shè)備、部件及其金額、生產(chǎn)廠家有著細致的詮釋，可用于經(jīng)營投標報價或作為其他后續(xù)項目的參考。
(2)采購合同部分，公司通過預(yù)算控制項目部的簽約金額。以往受管理方式約束，預(yù)算金額控制得較粗，有時一個預(yù)算號會同時對應(yīng)幾個合同，這樣就導致了很大程度上從該預(yù)算號下的所簽署的最后一個合同才能發(fā)現(xiàn)超預(yù)算。而PMS中為了管理的精細化，嚴格遵循了預(yù)規(guī)的`設(shè)備分類體系，分類號即是預(yù)算號。應(yīng)公司管理需求，預(yù)算精細化到設(shè)備，并可多個預(yù)算號對應(yīng)同一個合同，做細的過程中避免了以前的尷尬。
(3)工程合同方面，土建、安裝合同最富有代表性。國內(nèi)的土建、安裝公司，以工程量方式簽署合同，我們由于管理上的需求按照里程碑方式付款，這樣就導致了土建、安裝公司盡量去完成里程碑節(jié)點這些面子工程取得收款，對于不影響里程碑的工程棄之一旁。另外，一旦土建、安裝公司發(fā)生借款情況，總是要在下一個里程碑節(jié)點的收款中扣除欠款，那么里程碑節(jié)點付款的簽署將成為一張廢紙。而對于監(jiān)管項目部合同支付的職能部門對此也是毫無管控辦法。PMS為項目部按工程量結(jié)算提供了操作環(huán)境與依據(jù)。根據(jù)預(yù)規(guī)的標準，建立土建、安裝的施工體系，并管理按工程量結(jié)算的各施工點，即付款中的支付項。這樣一來，項目部對施工點更清楚的同時加強了管理的精細化并能夠讓職能部門的管控有所依賴。
(4)效率無疑是一個企業(yè)的命脈，增加效率的同時無疑等于變相降低了管理成本。從合同的審批流轉(zhuǎn)效率來講，以往是由員工帶著紙制文本依次通過項目部、計劃部、財務(wù)部相關(guān)責任人以及公司領(lǐng)導簽字后方能蓋章生效，此過程中如果某一責任人由于出差、開會等客觀原因擱置了，就會引起合同生效時間的延期。有時為了圖方便，事件起草人往往會積攢一定量的文件后再一并進行審批無疑浪費了很多時間。
PMS中則避免了此種弊端，全部的審批流轉(zhuǎn)在網(wǎng)上即可完成，電子簽章代替了傳統(tǒng)人工簽字方式大大提高了辦事效率。同時PMS中記錄著每位責任人審批作業(yè)所花費的時間，由此也可以建立一套相應(yīng)的督促機制用于提高效率。
(5)提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計的及時性會幫助決策者更及時地對公司業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及未來發(fā)展趨勢做出判斷。計劃部每個季度向公司領(lǐng)導上報各項目部的合同、費用執(zhí)行情況表，計劃部費控專工在結(jié)合自己臺帳的同時要全面調(diào)動項目部、財務(wù)部相關(guān)責任人予以數(shù)據(jù)方面的支持，報表出來的時候往往一個多星期就過去了，難以保證數(shù)據(jù)的及時性。在PMS中，一次性的制作報表或查詢統(tǒng)計后，即時數(shù)據(jù)會在短短幾秒鐘之內(nèi)展現(xiàn)在眼前。
(6)反映公司的運營狀況的報表數(shù)量、種類會有很多，如果再將一組數(shù)據(jù)以多種緯度、多種組合方式體現(xiàn)，報表體現(xiàn)的重點不盡相同而報表的數(shù)量更是成幾何式增長，傳統(tǒng)的手工計算從工作量的角度來講已經(jīng)遠遠不能滿足這種多維的信息化管理。PMS中，報表的一次性制作可以滿足繁雜的報表樣式，而其中OLAP聯(lián)機分析技術(shù)亦可從動態(tài)的多維角度分析數(shù)據(jù)滿足多維度的管理需求。
(7)知識庫是一個企業(yè)的底蘊，項目執(zhí)行中的簽約過程和經(jīng)驗都是可借鑒的。從以往的經(jīng)驗來看，執(zhí)行完畢的項目將合同等項目執(zhí)行過程中資料的紙制文件送到檔案中心存檔。如果日后各部門想借閱，查找過程將變得非常困難，文件的再利用率很低。PMS中以ISO9000質(zhì)量管理體系為標準，制定了文檔管理體系，并將項目執(zhí)行過程中合同、往來文件的電子文本上傳至服務(wù)器進行統(tǒng)一管理。只要分配相應(yīng)權(quán)限，查閱歷史數(shù)據(jù)將變得很容易。
(8)工作過程是要有追溯性的。人員換崗在所難免，工作交接的時間有限，充其量能把關(guān)鍵事物交代清楚，日后一旦翻起舊賬將面臨著困惑。在PMS中，任何經(jīng)審批的事務(wù)都是記錄在案的，各責任人在處理過程中的批注會較完善的還原事由經(jīng)過，讓事務(wù)變得有追溯性。
(9)PMS的合同管理是分層次的，包含決策層、管理層、操作層，不同層次的用戶操作、查詢數(shù)據(jù)的角度不盡相同。決策層關(guān)心的是為達到某一目標所必須的資源水平和種類以及確定獲得資源、使用資源和處理資源的指導方針等方面進行決策的信息，譬如項目部盈利狀況、項目部資金預(yù)期使用情況等。管理層需要掌握資源利用情況，并將實際結(jié)果與計劃相比較，從而了解是否達到預(yù)定目的，并指導其采取必要措施更有效地利用資源的信息。譬如了解合同預(yù)算的執(zhí)行情況、審批日常合同的簽訂條件等。而操作層用來解決經(jīng)常性的問題，它與組織日常活動有關(guān)，并用以保證切實地完成具體任務(wù)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入及校對工作均是在此層完成。此三層逐層制約、涵蓋的關(guān)系保證了PMS日常行為機制的正常運轉(zhuǎn)的同時亦表述了PMS定崗定職的深刻內(nèi)涵。
PMS管理重流轉(zhuǎn)的效率、重數(shù)據(jù)經(jīng)驗的積累、重管理的精細化程度、重數(shù)據(jù)的展現(xiàn)形式，勢必會讓公司的管理更上一層樓。
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