對建筑施工企業(yè)現(xiàn)場經(jīng)費管理進行分析的論文
一、引言
一般說來，現(xiàn)場經(jīng)費是為準備、組織生產(chǎn)以及現(xiàn)場管理而發(fā)生的費用。 雖然從總成本占比來說(一般情況下為總合同的4%)，現(xiàn)場經(jīng)費并非最重要的內(nèi)容，但是就金額巨大的工程項目來說， 現(xiàn)場經(jīng)費所涉及的金額也不容小覷，而且這部分費用也屬于可掌控的內(nèi)容，如果現(xiàn)場經(jīng)費管理規(guī)范，無疑將會為企業(yè)帶來新的利益增長點。 現(xiàn)場經(jīng)費一般包括臨時設施費和現(xiàn)場管理費兩部分內(nèi)容。 其中，臨時設施費是為進行施工而臨時搭建的、生活及生產(chǎn)用的一些建筑物及其他臨時設施，比如臨時宿舍、辦公室等、臨時設施的搭建費、拆除費等，這部分的費用發(fā)生頻率較低，且可以根據(jù)以往的施工經(jīng)驗進行控制。 現(xiàn)場管理費包含的內(nèi)容則十分廣泛， 不僅有現(xiàn)場管理人員的工資性支出、辦公費、差旅費，還有現(xiàn)場管理所使用的固定資產(chǎn)以及工具的使用費、保險費、排污費等，很多費用的發(fā)生是不可預計的，且涉及原始憑證種類多樣，這無疑加大了現(xiàn)場經(jīng)費管理的難度，但如果管理不規(guī)范、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有誤，即使進行信息化管理也無法提高成本核算的準確性，達到預期的成本管理效果，因而，仔細分析現(xiàn)場經(jīng)費管理存在的問題并著手解決，對于建筑施工企業(yè)具有重要的意義。
二、建筑施工企業(yè)現(xiàn)場經(jīng)費管理的現(xiàn)狀
1、員工缺乏經(jīng)費管理的責任感
現(xiàn)場經(jīng)費涉及的費用核算類別十分繁雜，因而企業(yè)往往會建立足夠明確、詳細的費用報銷制度來進行規(guī)范，但因為現(xiàn)場經(jīng)費內(nèi)容繁雜且涉及企業(yè)所有人員，經(jīng)費管理需要全體員工的參與，這也增加了現(xiàn)場經(jīng)費管理的難度，目前，不少員工都沒有控制經(jīng)費的責任感，將費用的控制視為項目負責人或者現(xiàn)場管理人的責任，與自己無關(guān)，因而在很多細節(jié)上存在著浪費現(xiàn)象，比如工作結(jié)束后仍舊燈火通明、水龍頭滴水情況屢禁不止，這些都是可以由員工隨手做到的事情，但由于員工責任感的缺乏造成資源的浪費和成本的增加。 另一方面，在現(xiàn)有的制度下，經(jīng)費控制和責任的追究往往都只是到相關(guān)責任人或者現(xiàn)場管理人層面，并不會繼續(xù)追究到個人，如果員工對經(jīng)費的控制抱有事不關(guān)己的態(tài)度，便會進一步加重浪費現(xiàn)象，為現(xiàn)場經(jīng)費管理帶來阻礙。
2、原始憑證填制、審核不夠規(guī)范
雖然為控制成本，一些先進的建筑施工企業(yè)已積極引進成本管理系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)的起點卻不是原始憑證的填制與審核，作為費用管理的基礎(chǔ)，原始憑證在費用的記錄、監(jiān)督方面有著重要作用，然而在現(xiàn)金經(jīng)費的管理中，原始憑證的填制與審核卻不夠規(guī)范，不少費用報銷單上缺少必要的信息，例如摘要書寫不清或者過于簡單，無法真實反映發(fā)生的經(jīng)濟事項;金額填寫不清楚或者與實際發(fā)生的金額有出入;針對取得的發(fā)票，經(jīng)辦人在取得時不會對發(fā)票的合規(guī)性進行審查，以致發(fā)票時常出現(xiàn)抬頭不規(guī)范、數(shù)量單價不全、缺少發(fā)票專用章等情況，如果這些不規(guī)范的發(fā)票在進行財務報銷時才發(fā)現(xiàn)問題，往往難以補救，尤其是一些外地發(fā)票，更換存在著很大的困難;其次，項目施工現(xiàn)場工作人員多，素質(zhì)良莠不齊，且就憑證取得和填制方面，施工企業(yè)往往疏于對員工的培訓，不少員工并不理解管理規(guī)范的重要性，不懂得原始憑證填制規(guī)范對自己、對企業(yè)的意義，將憑證的必要審核視為“ 麻煩”，只一味追求費用的`報銷，也不會認真對待憑證的填制，有時審核人員發(fā)現(xiàn)憑證要素不全，也不會積極進行補充。
3、會計核算不規(guī)范、未建立費用分析機制
在對原始憑證進行審核后，財務人員就需要根據(jù)經(jīng)濟事項編制會計分錄，用會計語言描述經(jīng)濟活動，但受限于財務人員的專業(yè)水平，有時財務人員會錯誤使用會計科目導致賬務處理不準確，比如應當計入安全生產(chǎn)費科目的費用，誤計入間接費用科目，致使間接費用的不當增加，而相應的安全生產(chǎn)費卻達不到按比例應計提的數(shù)額，導致年終時不得不對費用進行胡亂歸集，有時由于憑證摘要過于簡略，與相關(guān)人員又缺乏必要的溝通，財務人員無法準確理解所發(fā)生的經(jīng)濟活動，導致賬務處理錯誤。 此外，對費用的發(fā)生進行分析是十分必要的，一方面增加企業(yè)對現(xiàn)場經(jīng)費的了解，一方面也有助于發(fā)現(xiàn)大額的、異常的費用項目，但當下不少建筑施工企業(yè)未建立起費用的分析機制，對費用管理僅僅停留在核算層面，不會對費用的波動原因進行分析，也不會復查大額異常項目，這在一定程度上降低了企業(yè)對現(xiàn)場經(jīng)費的了解和掌控。
三、建筑施工企業(yè)加強現(xiàn)場經(jīng)費管理的建議
1、提高員工責任感為提高員工的責任感，建筑施工企業(yè)可以采取多種舉措，從文化建設、制度建設等方面來提高員工在現(xiàn)場經(jīng)費控制中的參與感和成就感。 首先，建筑施工企業(yè)可以考慮向員工強調(diào)現(xiàn)場經(jīng)費管理的重要性，歷數(shù)長期以來的浪費例子， 讓員工有意識地關(guān)注這些出現(xiàn)在身邊的浪費現(xiàn)象，樹立起一定的責任意識;其次，企業(yè)可以考慮制定責任追究制，定期或者不定期對一些浪費現(xiàn)象進行檢查，如在一段時間內(nèi)出現(xiàn)幾次燈火長明的情況、是否依然存在水龍頭漏水的情況、耗材的使用是否過于浪費等等，如果浪費情況仍舊嚴重，不僅要追究相關(guān)負責人的責任，還可以考慮追究相關(guān)下屬員工的責任，讓全體員工參與到預算管控中來;當然，在追究責任的同時，對于浪費現(xiàn)象控制得力的情況，企業(yè)也可以建立起一定的獎勵機制，如將項目部通過減少浪費節(jié)約的現(xiàn)場經(jīng)費按照一定的比例提取作為活動經(jīng)費，在企業(yè)內(nèi)部表彰對現(xiàn)場經(jīng)費管控有重要貢獻的項目部和員工，讓其講述經(jīng)費管控的先進經(jīng)驗，對于有效的措施，鼓勵在企業(yè)其他方面也進行實施，以此調(diào)動企業(yè)員工對經(jīng)費控制的參與感，提高員工在工作中的成就感。 通過這些舉措，以提升員工的責任感，增強員工自覺節(jié)約經(jīng)費的意識。 更關(guān)鍵的是能夠提升員工的主人翁意識，變“ 要我節(jié)約”為“ 我要節(jié)約”，以起到事半功倍的效果。
2、規(guī)范原始憑證的填制和審核作為費用開支最基本的記錄憑據(jù)，原始憑證的填制和審核對現(xiàn)場經(jīng)費管理來說十分重要，為此，企業(yè)可以制定制度來規(guī)范原始憑證的填制和審核。 針對發(fā)票、收據(jù)這種外來原始憑證，企業(yè)明確必需的要素，諸如開票單位名稱、日期、金額、業(yè)務內(nèi)容、開票單位發(fā)票專用章、發(fā)票不得涂改等，針對報銷單的填制，施工企業(yè)要明確填制的內(nèi)容，包括填制人、內(nèi)容摘要、部門負責人、經(jīng)費限額等，而后將原始憑據(jù)粘貼在報銷單上，注明附件張數(shù)，遞交負責人進行審批，對憑證的審核主要有相關(guān)部門負責人和財務人員來完成， 部門負責人需要對憑證進行形式和實質(zhì)上的審核，形式上的審核主要是填制要素是否完整，報銷手續(xù)是否齊全，實質(zhì)上的審核主要是對經(jīng)濟內(nèi)容和金額的審核，例如經(jīng)濟內(nèi)容是否與預算審批一致，是否真實發(fā)生，金額是否在規(guī)定額度內(nèi)，憑證是否齊全且符合相關(guān)規(guī)定等，對憑證實質(zhì)上的審核主要依賴部分負責人來完成，畢竟，負責人對經(jīng)費開支的范圍和額度更為了解，部門負責人審核完成后，財務人員有權(quán)拒絕對不規(guī)范的原始憑證進行報銷。
四、結(jié)語
在建筑施工企業(yè)的各項成本中，現(xiàn)場經(jīng)費并不是最重要的，但是就耗資巨大的工程項目來說，加強對現(xiàn)場經(jīng)費的管理可以為建筑施工企業(yè)帶來不小的利益，雖然對現(xiàn)場經(jīng)費的管控需要企業(yè)從多方面努力，管理難度大，但是為了獲得新的利益增長點、更好的應對未來的競爭，建筑施工企業(yè)必須要重視現(xiàn)場經(jīng)費的管理。
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